민원 서류부터 이메일까지, AI로 문서 작성 부담 줄이기

꼭 써야 하는데 손이 잘 안 가는 문서들.
AI를 문서 작성 도우미로 활용해, 초안을 빠르게 만들고 필요한 부분만 손보는 방법을 정리했습니다.

AI가 잘 도와줄 수 있는 문서들

• 학교·어린이집에 보내는 사유서, 양해문
• 회사·기관에 제출하는 간단한 민원서·건의문
• 공식적이지만 너무 딱딱하지는 않은 이메일
• 보고서 초안, 회의 요약 메일

문서 자동 작성, 이렇게 요청해 보세요

1. 상황·대상·톤을 먼저 알려주기

“누구에게, 어떤 상황에서, 어떤 느낌으로” 쓰는 문서인지 먼저 알려주면 훨씬 자연스러운 결과물을 얻을 수 있습니다.

2. 길이·분량을 구체적으로 지정하기

“A4 1장 정도”, “문단 3개”, “500자 이내” 등 원하는 분량을 함께 알려주면, 수정하는 수고를 줄일 수 있습니다.

3. 초안을 받은 뒤, 내가 직접 마지막 손보기

AI가 작성한 문서는 “초안” 정도로 생각하고, 마지막에는 꼭 본인의 말투·상황에 맞게 한 번 더 읽고 고쳐주는 게 좋습니다.

주의할 점도 기억해 주세요

• 주민번호, 계좌번호, 주소 등 꼭 필요하지 않은 민감 정보는 입력하지 않기
• 법적 효력이 중요한 문서(계약서, 합의서 등)는 반드시 전문가 검토 받기
• AI가 쓴 표현을 그대로 복사하기보다, 현실에 맞게 한 번 더 수정하기